Como montar o orçamento de um projeto de TI sem levar susto depois

Orçamento de projeto de tecnologia quase sempre é montado olhando só pra um número: o valor do desenvolvimento. O problema é que esse número raramente é o custo total do projeto.

Existem pelo menos três blocos de custo que costumam ficar de fora da conta inicial. O primeiro é manutenção e evolução depois do lançamento — sistema não é produto que termina, é produto que continua recebendo ajuste. O segundo é o tempo da sua própria equipe: horas de validação, teste e ajuste de processo que ninguém aloca, mas que consomem gente que já tinha outra função. O terceiro é integração com o que já existe — conectar o sistema novo com planilhas, outros sistemas ou fornecedores quase sempre custa mais do que parece no começo.

Uma forma prática de montar o orçamento é separar em três faixas: o custo de construir, o custo de manter nos primeiros seis meses e uma reserva de contingência de pelo menos 15% pra imprevisto de escopo. Projeto sem reserva de contingência tende a parar no meio quando aparece o primeiro ajuste necessário.

Vale também comparar o orçamento com o problema que o sistema resolve. Se o projeto custa mais do que o problema atual custa pra empresa em um ano, o investimento merece mais uma rodada de análise antes de seguir.